Após a aprovação do termo de abertura do projeto, o gerente de projeto deve definir requisitos detalhados, restrições e premissas com as partes interessadas, mas nem todas as partes interessadas podem se reunir em curto prazo. Como o gerente de projeto deve coletar as informações necessárias?

A melhor abordagem é contatar cada parte interessada individualmente, utilizando métodos como e-mail, telefone ou reuniões presenciais. Isso garante que todas as informações necessárias sejam coletadas de forma abrangente e que as perspectivas de cada parte interessada sejam consideradas, mesmo que não possam participar de uma reunião conjunta. Realizar uma reunião apenas com os disponíveis pode resultar na perda de informações cruciais de outras partes interessadas. Escalar para o patrocinador não resolve o problema da coleta de informações. Desenvolver o plano sem consultar todas as partes interessadas é prematuro e pode levar a um plano inadequado.