O escritório de uma empresa de TI foi fechado abruptamente devido a uma nova restrição governamental, e todos os funcionários começaram a trabalhar remotamente. A equipe de projeto A tem uma entrega crítica com prazo de duas semanas. O gerente de projeto imediatamente enviou um e-mail ao cliente dizendo que a entrega seria atrasada, e o cliente escalou a situação para a gerência sênior. O que o gerente de projeto deveria ter feito de diferente?

O gerente de projeto deveria ter avaliado a situação com as partes interessadas do projeto (equipe, gerência interna) antes de comunicar o impacto ao cliente. Essa avaliação permitiria entender a real extensão do problema, explorar soluções alternativas ou mitigações, e definir um plano de ação. Somente após essa análise interna, o gerente de projeto deveria ter comunicado o cliente de forma proativa, apresentando não apenas o problema, mas também as ações planejadas para resolvê-lo ou minimizar o impacto, gerenciando assim as expectativas. Comunicar à gerência sênior primeiro ou ligar para o cliente para explicar o motivo não resolveria a questão fundamental da falta de um plano. Comunicar uma nova data sem antes avaliar a situação seria uma estimativa irreal e poderia gerar mais problemas.