Um gerente de projeto em uma empresa de TI inicia um projeto com membros da equipe em cinco países e quatro fusos horários. Nas primeiras reuniões com o patrocinador e as partes interessadas, os participantes chegam atrasados, têm problemas de conexão com a internet e enfrentam barreiras linguísticas. O que o gerente de projeto deve fazer para melhorar a comunicação da equipe?

A configuração de um plano de gerenciamento de comunicações é a ação mais abrangente e eficaz. Este plano abordará proativamente os desafios identificados (atrasos, problemas de conexão, barreiras linguísticas) ao definir métodos, ferramentas, frequência e responsabilidades de comunicação. Ele também estabelecerá expectativas claras para todos os membros da equipe e partes interessadas, garantindo que as comunicações sejam eficazes e eficientes, o que é crucial para equipes distribuídas. Organizar reuniões presenciais iniciais pode ser benéfico, mas é caro e nem sempre viável, não resolvendo os problemas de comunicação contínuos. Explicar os benefícios de sobrepor horários de trabalho é uma boa prática, mas não é um plano de ação completo para resolver todos os problemas. Compartilhar um registro de contatos é uma ferramenta útil, mas não aborda as causas raiz dos problemas de comunicação.