Um gerente de projeto está liderando um projeto de software para gerar economia para uma grande instituição financeira. A duração original era de 13 meses, mas problemas de execução a estenderam para 16 meses. No 11º mês, a economia esperada foi excedida, embora nem todas as funcionalidades planejadas para aquele momento estivessem concluídas. Como o gerente de projeto deve informar as partes interessadas sobre o progresso?

A opção correta é comunicar os benefícios esperados e o plano de ação para as funcionalidades pendentes. Isso demonstra uma abordagem proativa e focada no valor. Embora o projeto esteja atrasado em termos de cronograma, ele já superou as expectativas de economia, o que é um resultado positivo significativo. O gerente de projeto deve destacar esse sucesso (benefícios esperados) e, ao mesmo tempo, apresentar um plano claro para as funcionalidades restantes, gerenciando as expectativas das partes interessadas. Finalizar as funcionalidades restantes antes de notificar o patrocinador sobre o progresso não é ideal, pois atrasa a comunicação de um sucesso importante e pode gerar ansiedade. Enviar por e-mail o progresso mensal para todas as partes interessadas é uma prática geral, mas não aborda a situação específica de forma estratégica. Informar que nem todas as funcionalidades esperadas foram concluídas é verdadeiro, mas foca apenas no aspecto negativo, sem apresentar uma solução ou o sucesso alcançado.