Um membro da equipe diz que não tem certeza se está trabalhando com o documento de requisitos mais recente — um e-mail foi enviado há uma semana — e anteriormente gastou mais de 20 horas em um arquivo que foi atualizado posteriormente por outro membro da equipe que não enviou as revisões. O que o gerente de projeto deve fazer para evitar isso?

A implementação de um Sistema de Informações de Gerenciamento de Projetos (PMIS) é a melhor solução. Um PMIS centraliza e controla as versões de documentos, como os requisitos, garantindo que a equipe sempre acesse a versão mais recente e aprovada. Isso evita a confusão e o retrabalho causados por versões desatualizadas. Incentivar a comunicação não resolve o problema fundamental de controle de versão. Revisar o plano de comunicações pode ajudar a definir como as atualizações são compartilhadas, mas não oferece a ferramenta para gerenciar as versões dos documentos. Proibir e-mails é impraticável e não aborda a necessidade de um repositório centralizado e controlado.