一位团队成员表示，他们不确定自己是否正在使用最新的需求文档——一周前曾发送过一封电子邮件——并且之前花费了20多个小时处理一个文件，而该文件后来被另一位团队成员更新，但该成员没有发送修订版本。项目经理应该怎么做来防止这种情况发生？

项目管理信息系统（PMIS）是用于收集、存储和分发项目管理过程信息的工具和技术。它能确保所有团队成员访问的是最新版本文档，避免了因版本不一致导致的工作返工。 其他选项： 将团队成员安排在同一地点办公可能有助于沟通，但不能保证所有文档都得到有效管理和版本控制，尤其是在分布式团队中。 修订沟通管理计划是必要的，但PMIS是实现这一计划的工具，它提供了技术解决方案来强制执行版本控制和信息共享。 禁止团队成员通过电子邮件发送需求文档不切实际，因为电子邮件是常见的沟通工具，关键在于建立一个中央存储和分发系统。