项目章程批准后，项目经理需要收集详细需求、制约因素和假设以制定项目管理计划。当并非所有干系人都能同时参加会议时，项目经理应主动采取多种沟通方式（如电子邮件、电话或一对一会面）与每位干系人联系，以确保收集到所有必要的输入。这种方法体现了积极主动的干系人管理，确保了信息的完整性和准确性。
A. 与在场的干系人举行会议，无法确保收集到所有缺席干系人的意见，可能导致信息不完整。
C. 向发起人汇报情况并不能解决信息收集的问题，项目经理有责任主动解决这类沟通障碍。
D. 在咨询干系人之前与项目团队制定计划，会忽略干系人的关键输入，导致计划不切实际或无法满足实际需求。