Bei einem Dokumentationsaudit wurde festgestellt, dass der neueste Projektzeitplan einen Monat alt war, obwohl der Projektmanager wusste, dass er kürzlich aktualisiert worden war. Wie hätte der Projektmanager die Projektdokumentation pflegen sollen?

Die korrekte Antwort ist, die Dokumentation im Projektmanagement-Informationssystem (PMIS) aufzubewahren und mit den entsprechenden Stakeholdern zu teilen. Ein PMIS ist ein zentrales Repository für Projektdokumente, das die Versionskontrolle und den einfachen Zugriff für alle relevanten Stakeholder ermöglicht. Dies stellt sicher, dass immer die aktuellste Version verfügbar ist und geteilt wird. Das regelmäßige Aktualisieren des Projektmanagementplans ist zwar wichtig, aber ohne ein System wie ein PMIS kann die Verteilung der neuesten Version an die Stakeholder ineffizient sein. Ein Teammitglied mit der Aktualisierung zu beauftragen, löst nicht das Problem der Verteilung und des Zugriffs auf die aktuelle Version. Das Überprüfen des Risikoregisters ist eine Reaktion auf ein Problem, nicht eine präventive Maßnahme zur Pflege der Dokumentation.