Bei einem mehrjährigen Projekt weist der Kunde einen neuen Vertreter zu, der den Projektmanager kontaktiert und Bedenken hinsichtlich der Teilnahme an Statusbesprechungen sowie den Wunsch äußert, Teammitglieder direkt zu kontaktieren. Was sollte der Projektmanager als Nächstes tun?

Die beste erste Maßnahme ist ein direktes Gespräch mit dem neuen Vertreter. Dies ermöglicht es dem Projektmanager, das aktuelle Verständnis des Vertreters für das Projekt zu bewerten und seine Bedenken bezüglich der Statusbesprechungen und des direkten Kontakts mit Teammitgliedern zu klären. Durch dieses Gespräch kann der Projektmanager die Kommunikationsstrategie des Projekts erläutern und Missverständnisse ausräumen, bevor sie zu Problemen werden. Das Senden der Pläne ohne vorheriges Gespräch könnte den Vertreter überfordern und seine Bedenken nicht direkt ansprechen. Den Kunden zu kontaktieren, ist ein späterer Schritt, falls das direkte Gespräch mit dem Vertreter nicht ausreicht. Das Treffen mit dem Projektsponsor ist ebenfalls ein späterer Schritt, nachdem versucht wurde, die Situation direkt mit dem Vertreter zu klären.