Beim Abschluss eines Projekts und der Vorbereitung der Übergabe an den Betrieb wurde eine verspätete Rechnung mit höheren als geplanten Kosten eingereicht, was die Übergabe verzögerte und die gemeldeten Abschlusskosten erhöhte. Was hätte der Projektmanager tun sollen, um dies zu verhindern?

Die regelmäßige Erfassung und Überprüfung aller Projektarbeiten und der damit verbundenen Kosten ist entscheidend. Dies ermöglicht es dem Projektmanager, den Projektfortschritt und die finanziellen Verpflichtungen kontinuierlich zu überwachen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Eine verspätete Rechnung mit höheren Kosten deutet auf mangelnde Kontrolle und Überwachung hin. Die Benachrichtigung der Anbieter über Rechnungsstellungs- und Zahlungsfristen ist zwar wichtig, verhindert aber nicht unbedingt unerwartete Kosten. Der Abgleich der zugesagten Kosten mit den tatsächlichen Kosten erfolgt oft erst am Ende und ist eher eine Reaktion als eine Prävention. Das Einbeziehen des Finanzteams und die Diskussion mit dem Anbieter sind Maßnahmen, die ergriffen werden, nachdem das Problem bereits aufgetreten ist.