Das Büro eines IT-Unternehmens wurde aufgrund einer neuen staatlichen Beschränkung abrupt geschlossen, und alle Mitarbeiter begannen, remote zu arbeiten. Projektteam A hat in zwei Wochen eine kritische Lieferung fällig. Der Projektmanager informierte den Kunden umgehend per E-Mail über die Verzögerung der Lieferung, woraufhin der Kunde die Angelegenheit an das Senior Management eskalierte. Was hätte der Projektmanager anders machen sollen?

Der Projektmanager hätte zuerst die Situation mit den Projektbeteiligten bewerten sollen, um die genauen Auswirkungen auf den Liefertermin zu verstehen und mögliche Lösungen zu identifizieren. Erst danach hätte er dem Kunden eine fundierte Information über die Verzögerung und einen realistischen Plan zur Risikominderung präsentieren können. Die Option, zuerst das Senior Management zu informieren, ist nicht die primäre Aufgabe in dieser Situation, da die direkte Kommunikation mit dem Kunden und die Bewertung der Auswirkungen auf das Projekt Priorität haben. Einen neuen Liefertermin ohne vorherige Bewertung mitzuteilen, wäre voreilig und möglicherweise unrealistisch. Den Kunden anzurufen, anstatt eine E-Mail zu senden, ist zwar eine gute Kommunikationspraxis, löst aber nicht das Problem der fehlenden Bewertung und des fehlenden Plans.