Der Projektsponsor erhält zeitnah Updates, ist aber besorgt, dass den Berichten wichtige Informationen fehlen. Was sollte der Projektmanager tun?

Die Überprüfung der Kommunikationsbedürfnisse der wichtigsten Stakeholder ist der richtige erste Schritt. Der Projektmanager muss verstehen, welche Informationen der Sponsor benötigt und in welchem Format, um die Berichte effektiv zu gestalten. Ohne dieses Verständnis können die Berichte unvollständig oder irrelevant sein. Die Definition von Kommunikationsmethoden, Häufigkeit und Detaillierungsgrad ist zwar wichtig, sollte aber erst nach der Klärung der Bedürfnisse erfolgen. Dem Sponsor alle verfügbaren Informationen zur Verfügung zu stellen, könnte zu einer Informationsüberflutung führen und ist ineffizient. Zu überprüfen, ob der Sponsor die Informationen versteht, ist wichtig, aber die Wurzel des Problems liegt in den fehlenden Informationen, nicht unbedingt im Verständnis der bereits gelieferten.