Ein Beratungsunternehmen wurde für 18 Monate unter Vertrag genommen, obwohl das Projekt 32 Monate dauert, was eine ungeplante Neuausschreibung mitten im Projekt erforderlich machte. Was hätte der Projektmanager tun sollen, um dies zu verhindern?

Die Entwicklung eines detaillierten, phasenweisen Beschaffungsmanagementplans, der alle erforderlichen Aktivitäten und Zeitrahmen abdeckt, ist entscheidend. Dies hätte die Diskrepanz zwischen der Vertragslaufzeit (18 Monate) und der Projektlaufzeit (32 Monate) frühzeitig aufgezeigt und ermöglicht, eine angemessene Beschaffungsstrategie zu planen, die eine Neuausschreibung mitten im Projekt vermeidet. Die Einholung der Genehmigung des Kunden stellt sicher, dass alle Parteien die Beschaffungsstrategie verstehen und akzeptieren. Die Einbeziehung des Kunden in alle Verhandlungsphasen ist zwar gut für die Transparenz, löst aber nicht das grundlegende Problem einer unzureichenden Planung der Vertragslaufzeit. Die Vereinbarung über die Häufigkeit der Berichterstattung ist eine Kommunikationsmaßnahme und verhindert ebenfalls nicht eine Planungsfehlentscheidung. Die Vorbereitung eines zweiten Vertrags vor der Unterzeichnung des ersten ist keine Standardpraxis und würde die ursprüngliche Planungsdefizit nur umgehen, anstatt es zu beheben.