Ein funktionaler Manager im operativen Bereich bittet den Projektmanager, einen kleinen zusätzlichen Leistungsumfang für ein Projekt zu erledigen, das vor einigen Wochen formell abgeschlossen wurde. Die Arbeit scheint für den täglichen Betrieb geeignet zu sein. Wie sollte der Projektmanager diese Anfrage behandeln?

Der Projektmanager sollte zuerst die Art der Anfrage bewerten, da das Projekt bereits abgeschlossen ist. Es ist entscheidend festzustellen, ob es sich um eine kleine Betriebsaufgabe handelt, die vom operativen Team erledigt werden sollte, oder ob es sich um einen Nachtrag zum Projekt handelt, der einen formellen Prozess erfordert. Basierend auf dieser Bewertung kann der Projektmanager dann die geeignete Kommunikationsstrategie planen, z. B. den funktionalen Manager an das Betriebsteam verweisen oder die Notwendigkeit eines Änderungsantrags besprechen. Die anderen Optionen sind verfrüht: Die Prüfung alternativer Ressourcen oder die Bestätigung von Budget und Ressourcen ist erst sinnvoll, nachdem die Art der Anfrage geklärt wurde. Die sofortige Einreichung eines Änderungsantrags ist möglicherweise unnötig, wenn es sich um eine Betriebsaufgabe handelt.