Ein Kunde bittet darum, ein vor zwei Jahren in derselben Stadt abgeschlossenes Projekt zu replizieren, wobei er die gleichen Kosten und die gleiche Dauer erwartet. Während der Fertigstellung des Plans stellt der Projektmanager fest, dass die Basiskosten viel höher sind als ursprünglich. Was hätte der Projektmanager tun können, um dies zu vermeiden?

Der Projektmanager hätte die anwendbaren Budgeteingaben überprüfen sollen, um die aktuellen Kosten für Materialien, Arbeitskräfte und andere Ressourcen zu ermitteln. Da das ursprüngliche Projekt zwei Jahre zurückliegt, sind die Kosten für diese Ressourcen wahrscheinlich gestiegen (Inflation, Marktpreise). Die Annahme gleicher Kosten ohne Überprüfung ist eine häufige Fehlerquelle. Die Zuweisung derselben Projektressourcen garantiert nicht dieselben Kosten, da sich deren Stundensätze oder Verfügbarkeit geändert haben könnten. Eine Budgetreserve ist zwar wichtig, hätte aber die Ursache des Problems (falsche Annahmen) nicht vermieden, sondern nur die Auswirkungen abgefedert. Ein Budget für das Qualitätsmanagement ist zwar notwendig, hätte aber die Diskrepanz bei den Basiskosten nicht verhindert.