Ein Mitglied des Lenkungsausschusses sagt, der wöchentliche Bericht sei zu lang und detailliert, was es ihm erschwere, die Hauptaussage zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Was sollte der Projektmanager tun, um ähnliche Beschwerden zu vermeiden?

Der Projektmanager sollte die Informationsbedürfnisse der Stakeholder, insbesondere des Lenkungsausschusses, verstehen. Der wöchentliche Bericht ist zu lang und detailliert, weil er wahrscheinlich nicht auf die spezifischen Bedürfnisse dieses Stakeholders zugeschnitten ist. Durch die Überprüfung der benötigten Informationen kann der Projektmanager sicherstellen, dass zukünftige Berichte prägnant, relevant und handlungsorientiert sind. Einen kürzeren Bericht nur an dieses eine Mitglied zu senden, behebt nicht das zugrunde liegende Problem der Berichtsstruktur für alle. Eine Präsentation ist zeitaufwändig und ändert nichts an der Länge des Berichts selbst. Den Status in der Sitzung zu präsentieren, ist eine Möglichkeit, Informationen zu übermitteln, löst aber nicht das Problem des übermäßig detaillierten schriftlichen Berichts.