Ein Projekt muss wöchentlich große Mengen an Elektromaterial beschaffen. Viele Lieferanten möchten zusammenarbeiten, daher erwartet der Projektmanager, einen guten Preis aushandeln zu können. Was sollte der Projektmanager zuerst tun, um den besten Gesamtwert im zukünftigen Vertrag sicherzustellen?

Bevor der Projektmanager Preise verhandelt oder Lieferanten kontaktiert, muss er die Rahmenbedingungen für den Vertrag verstehen. Die Identifizierung von Richtlinien, Verfahren, Leitlinien und rechtlichen Parametern (z.B. Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens, Compliance-Anforderungen, Vertragsrecht) stellt sicher, dass der gesamte Beschaffungsprozess und der resultierende Vertrag den organisatorischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen. Dies bildet die Grundlage für einen erfolgreichen und rechtsgültigen Vertrag. Das Treffen mit dem Projektsponsor ist hilfreich, aber nicht der erste Schritt zur Festlegung der Vertragsgrundlagen. Das Kontaktieren von Lieferanten oder die Erstellung einer Stückliste sind spätere Schritte im Beschaffungsprozess, die erst nach Klärung der Rahmenbedingungen sinnvoll sind.