Ein Projektmanager in einem IT-Unternehmen startet ein Projekt mit Teammitgliedern aus fünf Ländern und vier Zeitzonen. In frühen Besprechungen mit dem Sponsor und den Stakeholdern kommen die Teilnehmer zu spät, haben Probleme mit der Internetverbindung und erleben Sprachbarrieren. Was sollte der Projektmanager tun, um die Teamkommunikation zu verbessern?

Der Kommunikationsmanagementplan ist das zentrale Dokument zur Festlegung, wie Informationen im Projekt ausgetauscht werden. Angesichts der geografischen Verteilung, der Zeitzonenunterschiede und der Sprachbarrieren ist ein sofortiger Plan unerlässlich, um klare Regeln und Methoden für die Kommunikation zu etablieren. Dies hilft, Missverständnisse zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Persönliche Treffen sind zwar nützlich für den Beziehungsaufbau, lösen aber nicht die strukturellen Kommunikationsprobleme im Alltag. Das Erläutern von Vorteilen überlappender Arbeitszeiten ist eine Maßnahme, aber kein umfassender Plan. Ein Kontaktprotokoll ist eine nützliche Ressource, ersetzt aber nicht die Notwendigkeit eines umfassenden Kommunikationsplans, der auch die "Wie"-Aspekte der Kommunikation regelt.