Ein Projektmanager überwacht ein technisches Projekt, das umfangreiche Dokumentation als zentrales Ergebnis erfordert. In einem Review-Meeting berichtet ein Stakeholder, dass die neueste Dokumentation einen Verweis auf nicht verwandte Produkte enthält. Was sollte der Projektmanager tun?

Die Entwicklung eines Standards für die Qualitätskontrolle von Dokumenten ist die proaktivste und effektivste Lösung. Dieser Standard würde sicherstellen, dass alle zukünftigen Dokumente vor der Veröffentlichung auf Genauigkeit, Relevanz und Vollständigkeit geprüft werden, wodurch die Grundursache des Problems behoben wird. Einen technischen Redakteur dem Projekt zuzuweisen, könnte helfen, ist aber eine reaktive Maßnahme und garantiert nicht, dass alle Dokumente den Qualitätsanforderungen entsprechen, ohne einen klaren Standard. Das Project Management Office (PMO) um Unterstützung und Überprüfung zu bitten, delegiert das Problem, anstatt eine nachhaltige Lösung zu implementieren. Das Problem im Risikoregister und im Problemprotokoll festzuhalten, ist zwar eine gute Praxis, löst aber das aktuelle Problem nicht und verhindert auch nicht, dass es erneut auftritt.