Ein Teammitglied sagt, es sei sich nicht sicher, ob es mit dem neuesten Anforderungsdokument arbeitet – eine E-Mail wurde vor einer Woche gesendet – und hat zuvor über 20 Stunden an einer Datei gearbeitet, die später von einem anderen Teammitglied aktualisiert wurde, das keine Überarbeitungen gesendet hat. Was sollte der Projektmanager tun, um dies zu verhindern?

Die Implementierung eines Projektmanagement-Informationssystems (PMIS) ist die beste Lösung, da es eine zentrale, aktuelle Quelle für Projektdokumente und -informationen bietet. Dies verhindert, dass Teammitglieder mit veralteten Versionen arbeiten, da das PMIS Versionskontrolle und einfachen Zugriff auf die neuesten Dokumente ermöglicht. Verbesserte Kommunikation ist zwar wichtig, löst aber nicht das Problem der Versionskontrolle und des Zugriffs auf die neuesten Dokumente. Die Überarbeitung des Kommunikationsmanagementplans könnte Richtlinien festlegen, aber ohne ein System zur Durchsetzung und Bereitstellung der Dokumente bleibt das Problem bestehen. Teammitgliedern das Versenden von E-Mails zu verbieten, ist keine praktische oder effektive Lösung, da E-Mails oft für schnelle Kommunikation benötigt werden und das Kernproblem der Versionskontrolle ungelöst bleibt.