In einer Matrixorganisation muss ein Projekt zur Verbesserung des internen Nachverfolgungssystems eine unerwartete Änderung der staatlichen Rechnungslegungsvorschriften berücksichtigen. Das Entwicklungsteam hat die Änderung ohne zusätzliche Kosten implementiert, aber die Testkosten überschreiten das Testbudget. Was sollte der Projektmanager tun?

Die korrekte Antwort ist, einen Änderungsantrag für die Kostenbasis über den Governance-Prozess einzureichen, um die zusätzlichen Tests zu finanzieren. Unerwartete Kosten, die das Budget überschreiten, erfordern eine formelle Änderung der Kostenbasis. Dies geschieht über einen Änderungsantrag, der durch den Governance-Prozess genehmigt werden muss, um die Projektfinanzierung offiziell anzupassen und Transparenz zu gewährleisten. Die Bitte an den Sponsor, Rücklagen bereitzustellen, ist nicht der formelle Prozess. Rücklagen sind für unbekannte Unbekannte gedacht, und hier handelt es sich um eine bekannte Kostenüberschreitung. Eine Kosten-Nutzen-Analyse zur Umverteilung von Mitteln aus der Entwicklung ist zwar eine Option, aber der erste Schritt bei einer Kostenüberschreitung ist die formelle Anpassung der Kostenbasis. Das Aktualisieren der Schätzungsgrundlage und des Kostenmanagementplans ist wichtig, aber erst nachdem die Finanzierung durch einen genehmigten Änderungsantrag gesichert wurde.