Während des Projektabschlusses stellte der Projektmanager fest, dass der Kunde einen bestimmten Dienst nicht genutzt hatte. Der Kunde bittet darum, den Dienst informell über das Vertragsende hinaus zu verlängern, aber der Vertrag besagt eindeutig, dass der Dienst abläuft. Wie sollte der Projektmanager damit umgehen, um das Projekt abzuschließen?

Der korrekte Ansatz ist, einen Änderungsantrag zu stellen und den formellen Änderungskontrollprozess zu aktivieren. Dies stellt sicher, dass alle Änderungen am Projektumfang, Zeitplan oder Kosten ordnungsgemäß dokumentiert, bewertet und genehmigt werden, insbesondere wenn sie vertragliche Auswirkungen haben. Der Vertrag ist ein rechtsverbindliches Dokument, und informelle Vereinbarungen können zu rechtlichen oder finanziellen Problemen führen. Die Eskalation an einen Funktionsmanager ohne formellen Prozess ist unangemessen, da dies die vertraglichen Verpflichtungen des Projekts betrifft. Das Akzeptieren des informellen Vorschlags des Kunden birgt erhebliche Risiken, da es gegen den Vertrag verstößt. Das Ablehnen der Anfrage ohne weitere Schritte ist zwar vertragskonform, aber die Aktivierung des Änderungskontrollprozesses bietet eine strukturierte Möglichkeit, die Kundenanfrage zu bewerten und gegebenenfalls eine Lösung zu finden, die für beide Parteien akzeptabel ist.