Zwei Wochen nachdem der Projektmanagementplan für ein globales Projekt genehmigt wurde, stellte der Projektmanager fest, dass er aufgrund unterschiedlicher Auffassungen internationaler Stakeholder genehmigt wurde und nicht dem entsprach, was präsentiert wurde. Was hätte der Projektmanager tun sollen, um dies zu verhindern?

Die Validierung des Verständnisses jedes Stakeholders während des Kick-off-Meetings ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten die Projektziele, den Umfang und die Anforderungen einheitlich interpretieren. Bei globalen Projekten mit unterschiedlichen Kulturen und Zeitzonen ist dies besonders wichtig, da Kommunikationsbarrieren oder unterschiedliche Interpretationen von Begriffen zu späteren Problemen führen können. Das Senden von Besprechungsprotokollen ist zwar gute Praxis, behebt aber nicht das ursprüngliche Missverständnis. Das Überprüfen von Genehmigungen sofort nach dem Kick-off-Meeting ist zu spät, da die Genehmigung bereits erteilt wurde. Separate Kick-off-Meetings für jede Kultur und Zeitzone wären ineffizient und würden die Abstimmung erschweren, anstatt sie zu verbessern.