Se contrató a una consultora por 18 meses, aunque el proyecto dura 32 meses, lo que obligó a una nueva licitación imprevista a mitad del proyecto. ¿Qué debería haber hecho el gerente de proyecto para evitar esto?

La respuesta correcta es desarrollar un plan de gestión de adquisiciones detallado y por fases que cubra todas las actividades requeridas y obtener la aprobación del cliente. Un plan de adquisiciones bien estructurado, que anticipe las necesidades a largo plazo del proyecto y las fases de contratación, habría identificado la discrepancia entre la duración del proyecto y la del contrato inicial. La aprobación del cliente asegura que todas las partes estén de acuerdo con la estrategia de adquisición. Incluir al cliente en todas las fases de negociación es una buena práctica, pero no aborda la causa raíz de la duración del contrato. Acordar la frecuencia de los informes de estado es importante para la comunicación, pero no previene la necesidad de una nueva licitación. Negociar un segundo contrato antes de firmar el primero es poco práctico y no es una práctica estándar; la planificación adecuada debe identificar la necesidad de un contrato único o de fases claras desde el principio.