Un gerente de proyecto en una empresa de TI inicia un proyecto con miembros del equipo en cinco países y cuatro zonas horarias. En las primeras reuniones con el patrocinador y las partes interesadas, los asistentes llegan tarde, tienen problemas de conexión a Internet y experimentan barreras lingüísticas. ¿Qué debe hacer el gerente de proyecto para mejorar la comunicación del equipo?

La opción correcta es establecer un plan de gestión de las comunicaciones del equipo. Este plan aborda sistemáticamente los desafíos identificados (retrasos, problemas de conexión, barreras lingüísticas) al definir cómo, cuándo, con quién y a través de qué medios se comunicará el equipo. Incluye la selección de herramientas de comunicación adecuadas, la definición de expectativas de respuesta y la consideración de las diferencias culturales y de zona horaria. Organizar reuniones presenciales es costoso y no siempre factible para equipos distribuidos globalmente, y no resuelve los problemas de comunicación diarios. Explicar los beneficios de superponer las horas de trabajo es una buena práctica, pero no es un plan de acción completo para gestionar la comunicación. Compartir un documento de registro de contactos es útil, pero es solo una pequeña parte de un plan de comunicación integral y no aborda las complejidades de la comunicación en un equipo distribuido.