Dans une organisation matricielle, un projet visant à améliorer le système de suivi interne doit intégrer un changement inattendu des exigences gouvernementales en matière de comptabilité. L'équipe de développement a mis en œuvre le changement sans coût supplémentaire, mais les coûts de test dépassent le budget alloué aux tests. Que doit faire le chef de projet ?

La bonne réponse est de soumettre une demande de changement à la ligne de base des coûts via le processus de gouvernance. Toute modification de la ligne de base des coûts, comme l'augmentation du budget de test, doit passer par le processus de contrôle intégré des changements. Cela garantit que le changement est examiné, approuvé et communiqué de manière appropriée. Demander des fonds de réserve pour imprévus au sponsor n'est pas la première étape appropriée, car les réserves pour imprévus sont destinées aux risques identifiés et aux incertitudes, pas aux dépassements budgétaires résultant de changements approuvés. Effectuer une analyse coûts-avantages est une bonne pratique, mais elle ne remplace pas la nécessité d'une demande de changement formelle. Mettre à jour la base des estimations et le plan de gestion des coûts est une action de suivi après l'approbation de la demande de changement, et non l'action initiale pour obtenir un financement supplémentaire.