L'équipe de projet développe une solution pour gérer les secours en cas de crise à l'échelle nationale. Elle passe la majeure partie de son temps en réunions avec les utilisateurs finaux, ce qui ralentit la progression. Comment le chef de projet doit-il maintenir le déploiement sur la bonne voie tout en obtenant l'approbation des parties prenantes ?

La bonne réponse est d'afficher toutes les exigences, les priorités et les progrès sur un tableau visible, de le partager avec toutes les entités et de réduire le nombre de réunions. Cette approche favorise la transparence et la communication asynchrone, permettant aux parties prenantes de rester informées sans nécessiter des réunions fréquentes qui ralentissent l'équipe. Les autres options sont moins efficaces : Indiquer aux parties prenantes qu'il y aura une réunion quotidienne à une heure fixe risque d'augmenter la charge de réunions plutôt que de la réduire. Cesser d'assister aux réunions et commencer le développement sans approbation continue des parties prenantes pourrait entraîner des livrables non conformes aux attentes. Demander au sponsor d'assister aux réunions à la place de l'équipe déchargerait l'équipe, mais le sponsor pourrait ne pas avoir le détail nécessaire pour représenter adéquatement l'équipe et les utilisateurs finaux.