Le calendrier du projet prend du retard et le chef de projet constate que l'équipe passe la majeure partie de son temps à préparer la documentation au lieu d'effectuer les tâches du projet. Que doit faire le chef de projet pour s'assurer que l'équipe se concentre sur le travail du projet ?

La bonne réponse est d'examiner et d'adapter les artefacts de projet appropriés. Le chef de projet doit évaluer la documentation requise et s'assurer qu'elle est proportionnée aux besoins du projet. Il peut s'agir de simplifier les modèles, de réduire la fréquence des rapports ou de combiner des documents. L'objectif est de s'assurer que la documentation ajoute de la valeur sans devenir un fardeau excessif qui détourne l'équipe des tâches principales du projet. Affecter un membre de l'équipe pour gérer la documentation ne résout pas le problème fondamental de la surcharge de documentation et pourrait simplement déplacer le fardeau. Encadrer l'équipe pour qu'elle achève les activités de documentation ne résout pas non plus le problème de l'excès de documentation. Reporter toutes les activités de documentation à la fin du projet est risqué, car cela pourrait entraîner des lacunes en matière de communication, des problèmes de conformité ou une perte de connaissances importantes.