Le PDG se plaint de la fréquence des communications de projet : cinq e-mails de projet par semaine que le PDG n'a pas le temps d'examiner, et le contenu n'explique pas l'état du projet. Que devrait faire le chef de projet en premier lieu ?

La bonne réponse est d'examiner le plan de gestion des communications. Le plan de gestion des communications définit les besoins en communication des parties prenantes, y compris le contenu, la fréquence, le format et la méthode de livraison. Les plaintes du PDG indiquent que les communications actuelles ne répondent pas à ses besoins. En examinant ce plan, le chef de projet peut identifier les écarts et proposer des ajustements. Rencontrer l'équipe pour décider des types de rapports et de la fréquence pour le PDG est une action qui pourrait découler de l'examen du plan, mais ce n'est pas la première étape. Le plan existant doit être la référence initiale. Envoyer un résumé exécutif est une solution potentielle, mais elle doit être basée sur une analyse des besoins du PDG, qui est couverte par le plan de communication. Examiner le plan d'engagement des parties prenantes est important pour comprendre les relations et l'influence du PDG, mais le plan de communication est l'outil direct pour gérer les informations partagées.