Lors d'une rétrospective, l'équipe a signalé que des équipements obsolètes pourraient affecter la prochaine itération et a recommandé d'acheter de nouveaux équipements car ils sont essentiels au livrable final. Que doit faire le chef de projet ensuite ?

Le plan de gestion des coûts est le document qui décrit comment les coûts du projet seront planifiés, structurés et contrôlés. Face à une nouvelle dépense potentielle identifiée lors d'une rétrospective, la première étape logique est de consulter ce plan pour comprendre les processus et les directives établis pour gérer de telles situations. Cela permet de déterminer si l'achat d'équipement est déjà prévu, comment les réserves sont gérées, ou quelles sont les procédures pour demander des fonds supplémentaires. Vérifier le budget est une action qui découle de l'examen du plan de gestion des coûts, mais ce n'est pas la première étape. Le plan de gestion des coûts dicte comment le budget est utilisé et modifié. Dire à l'équipe que l'équipement n'est pas dans le périmètre est prématuré et potentiellement démoralisant ; le problème doit d'abord être évalué. Soumettre une demande de changement est une action qui pourrait être nécessaire, mais seulement après avoir consulté le plan de gestion des coûts et évalué les options.