Lors de la clôture du projet, le chef de projet a découvert que le client n'utilisait pas un service particulier. Le client demande de prolonger informellement le service au-delà de la date de fin du contrat, mais le contrat stipule clairement que le service expire. Comment le chef de projet doit-il gérer cela pour clôturer le projet ?

La bonne réponse est d'émettre une demande de changement et d'activer le processus formel de contrôle des changements. Le contrat est un document juridiquement contraignant. Toute modification de ses termes, même informelle, doit être traitée via le processus de contrôle des changements pour garantir la conformité contractuelle, la documentation appropriée et l'approbation des parties prenantes. Transmettre la demande au responsable fonctionnel n'est pas suffisant car cela ne respecte pas le processus contractuel. Accepter la proposition informelle du client entraînerait une violation du contrat et des risques juridiques et financiers. Refuser la demande sans explorer d'autres options ne répond pas aux besoins du client et peut nuire à la relation future, alors qu'une solution formelle pourrait être trouvée.