Un cabinet de conseil a été engagé pour 18 mois alors que le projet dure 32 mois, ce qui a contraint à un nouvel appel d'offres imprévu en milieu de projet. Qu'aurait dû faire le chef de projet pour éviter cela ?

La bonne réponse est d'élaborer un plan de gestion des approvisionnements détaillé et phasé couvrant toutes les activités requises et d'obtenir l'approbation du client. Un plan de gestion des approvisionnements complet aurait identifié la durée du contrat de conseil par rapport à la durée totale du projet, permettant ainsi d'anticiper et de planifier les besoins futurs. L'approbation du client aurait assuré l'alignement et le soutien. Inclure le client dans toutes les phases de négociation est excessif et ne résoudrait pas le problème de la durée du contrat. Convenir de la fréquence de rapport est important pour la communication, mais n'empêche pas un problème de planification des approvisionnements. Préparer un deuxième contrat avant de signer le premier est une solution réactive plutôt que proactive et ne relève pas d'une bonne planification initiale.