Un chef de projet informe le sponsor que, conformément au plan de communication, un e-mail de statut hebdomadaire sera envoyé. Le sponsor répond que l'e-mail est inutile car il demandera des mises à jour de statut si nécessaire. Que doit faire le chef de projet ensuite ?

La bonne approche consiste à comprendre les besoins du sponsor. Le plan de communication doit être flexible et adapté aux parties prenantes. En demandant quel type d'informations est nécessaire et à quelle fréquence, le chef de projet peut ajuster la stratégie de communication pour qu'elle soit plus efficace et pertinente pour le sponsor. Accepter la demande mais continuer à envoyer l'e-mail va à l'encontre du souhait du sponsor et peut être perçu comme un manque d'écoute. Retirer le sponsor de la liste sans discuter de ses besoins est une réaction hâtive qui pourrait le priver d'informations importantes. Suggérer une réunion de 15 minutes à chaque fois n'est pas une solution efficace à long terme et pourrait créer une charge inutile pour le sponsor.