Un client demande de reproduire un projet réalisé deux ans plus tôt dans la même ville, s'attendant au même coût et à la même durée. Lors de la finalisation du plan, le chef de projet constate que les coûts de référence sont beaucoup plus élevés que ceux d'origine. Qu'aurait pu faire le chef de projet pour éviter cela ?

Le chef de projet aurait dû vérifier les données d'entrée budgétaires applicables dès le début du projet. Les conditions du marché, les coûts des matériaux et de la main-d'œuvre, et d'autres facteurs économiques peuvent changer considérablement en deux ans, même dans la même ville. Une vérification précoce aurait permis d'identifier ces changements et d'ajuster les attentes du client et la planification budgétaire en conséquence, évitant ainsi la surprise des coûts de référence plus élevés. Affecter les mêmes ressources ne garantit pas les mêmes coûts, car leurs salaires ou la disponibilité peuvent avoir changé. Déterminer une réserve budgétaire est une bonne pratique, mais elle ne remplace pas une estimation initiale précise basée sur des données actualisées. Estimer un budget pour la gestion de la qualité est important, mais cela n'aurait pas résolu le problème fondamental des données d'entrée budgétaires obsolètes.