Un membre de l'équipe dit qu'il n'est pas sûr de travailler avec la dernière version du document d'exigences (un e-mail a été envoyé il y a une semaine) et qu'il a déjà passé plus de 20 heures sur un fichier mis à jour ultérieurement par un autre membre de l'équipe qui n'a pas envoyé les révisions. Que devrait faire le chef de projet pour éviter cela ?

La mise en œuvre d'un système d'information de gestion de projet (PMIS) est la meilleure solution car il fournit un référentiel centralisé et contrôlé pour tous les documents du projet, y compris les exigences. Cela garantit que tous les membres de l'équipe accèdent toujours à la dernière version, évitant ainsi la confusion et le travail refait. Encourager une meilleure communication en regroupant les membres de l'équipe au même endroit pourrait aider, mais ne résout pas le problème fondamental du contrôle de version des documents distribués. Réviser le plan de gestion des communications est une bonne pratique, mais un plan seul ne garantit pas que les membres de l'équipe liront et suivront toujours les mises à jour par e-mail ou d'autres méthodes de communication. Interdire l'envoi de documents par e-mail n'est pas pratique et ne résout pas le problème de la gestion des versions, car les documents devront toujours être partagés et stockés.