Un nouveau chef de projet élabore une stratégie de médias sociaux sensible au temps et le plan de gestion des communications avec les parties prenantes pour une entreprise de logiciels désormais entièrement à distance. Une procédure opérationnelle standard (SOP) existante décrit comment les communications doivent avoir lieu. Comment le chef de projet doit-il procéder ?

La bonne réponse est d'évaluer la pertinence de la SOP, de la mettre à jour si nécessaire et de la diffuser aux parties prenantes pour commentaires pendant la planification du projet. Un chef de projet doit toujours évaluer les actifs organisationnels existants, comme les SOP, pour leur applicabilité au projet actuel. Étant donné que l'entreprise est désormais entièrement à distance et que le projet est sensible au temps, la SOP existante pourrait ne pas être entièrement pertinente ou suffisante. La mise à jour et la diffusion pour commentaires garantissent que le plan de communication est adapté aux besoins spécifiques du projet et bénéficie de l'avis des parties prenantes. Suivre la SOP et soumettre les changements au comité de contrôle des changements est prématuré ; l'évaluation doit précéder la soumission. Utiliser la SOP comme base de référence et la mettre à jour pendant la phase de suivi et de contrôle est trop tardif ; les communications sont cruciales dès le début du projet. Ignorer la SOP et créer un nouveau plan est inefficace et ne tire pas parti des leçons apprises de l'organisation.