Une équipe a réutilisé un format de rapport d'un projet précédent, mais les nouvelles parties prenantes ne comprennent pas entièrement l'état du projet à partir de ces rapports. Comment le chef de projet doit-il aborder cette situation à l'avenir ?

La bonne réponse est d'employer des techniques de surveillance des communications, ce qui pourrait éventuellement déclencher des modifications du plan de gestion des communications. La surveillance des communications évalue l'efficacité des communications, y compris la clarté des rapports. Si les parties prenantes ne comprennent pas, cela indique un problème d'efficacité qui pourrait nécessiter une adaptation du plan de gestion des communications pour mieux répondre à leurs besoins. Ajouter le problème au journal des problèmes et déterminer l'action corrective est une étape générale, mais la surveillance des communications est la technique spécifique pour identifier la cause et la solution dans ce contexte. Créer un diagramme en arête de poisson est une technique d'analyse des causes profondes, utile après avoir identifié le besoin d'une analyse plus approfondie via la surveillance des communications. Partager le plan de gestion des communications et rappeler les modèles de rapport ne résoudrait pas le problème si les modèles existants ne sont pas clairs pour les nouvelles parties prenantes ; cela ignorerait le besoin d'adapter la communication.