Une équipe géographiquement distribuée continue d'envoyer par e-mail des rapports d'état et de mettre à jour les plannings après les réunions hebdomadaires, ce qui rend difficile le suivi des changements et de l'avancement. Que doit faire le chef de projet ?

La bonne réponse est de maintenir un référentiel central d'artefacts avec un système de contrôle de version. Cela permet à l'équipe de stocker tous les documents du projet (rapports, plannings, etc.) dans un emplacement unique et accessible, et le contrôle de version assure que toutes les modifications sont suivies, que les versions antérieures peuvent être récupérées et que tout le monde travaille avec la version la plus récente. Cela résout directement le problème de la difficulté à suivre les changements et l'avancement. Faciliter la formation sur le contrôle de version et les artefacts de projet est une étape utile, mais elle ne résout pas le problème de l'absence d'un système centralisé. Maintenir un contrôle documentaire distinct par région est contre-productif et aggraverait les problèmes de suivi. Développer un logiciel de gestion documentaire est une solution coûteuse et longue, alors qu'il existe des outils prêts à l'emploi.