A metà del progetto di un cliente, sorge un problema imprevisto. Il team stabilisce che la tempistica sarà compromessa a meno che non vengano aggiunte altre risorse. Cosa dovrebbe fare il project manager?

La risposta corretta è informare il cliente del problema e discutere le opzioni in modo che possa decidere tra costo e tempistica. La trasparenza e la comunicazione proattiva con il cliente sono fondamentali. Il project manager deve presentare il problema, le opzioni disponibili (es. aggiungere risorse e aumentare i costi, o estendere la tempistica mantenendo i costi) e le implicazioni di ciascuna, permettendo al cliente di prendere una decisione informata basata sulle sue priorità. Assorbire internamente il costo aggiuntivo non è sostenibile a lungo termine e potrebbe violare gli accordi contrattuali. Discutere internamente le priorità del cliente senza coinvolgerlo direttamente è una speculazione e non rispetta il principio di coinvolgimento degli stakeholder. Adeguare la tempistica e informare il cliente a posteriori priva il cliente della possibilità di scegliere e potrebbe danneggiare la relazione e la fiducia.