Durante l'esecuzione di un progetto globale, il team utilizza la videoconferenza per le riunioni giornaliere, ma solo pochi membri partecipano attivamente, causando incomprensioni. Cosa dovrebbe fare il project manager?

La revisione delle regole di base della riunione (meeting ground rules) è l'azione più efficace perché affronta la causa principale del problema: la mancanza di partecipazione e le incomprensioni. Le regole di base stabiliscono le aspettative per il comportamento e l'interazione del team, inclusa la partecipazione attiva. Riaffermarle aiuterà a responsabilizzare i membri del team e a migliorare l'efficacia delle riunioni. L'utilizzo di check-in a rotazione potrebbe essere utile, ma non risolve la radice del problema se i membri non si sentono a proprio agio nel parlare o non comprendono l'importanza della loro partecipazione. Le riunioni individuali sono dispendiose in termini di tempo e non migliorano la dinamica delle riunioni di gruppo. Designare un singolo rappresentante ridurrebbe ulteriormente la partecipazione e la collaborazione, andando contro lo scopo di una riunione giornaliera.