Il CEO si lamenta della frequenza delle comunicazioni di progetto: cinque e-mail di progetto a settimana che il CEO non ha tempo di rivedere e il cui contenuto non spiega lo stato del progetto. Cosa dovrebbe fare per prima cosa il project manager?

Il Project Manager deve prima rivedere il piano di gestione delle comunicazioni perché è il documento che definisce le esigenze di comunicazione degli stakeholder, inclusi i requisiti di contenuto, formato, frequenza e metodo di distribuzione. Il CEO ha espresso insoddisfazione per la frequenza e il contenuto delle comunicazioni attuali, indicando che il piano esistente non è efficace. Rivedere il piano è il primo passo logico per identificare le lacune e apportare le modifiche necessarie per soddisfare le aspettative del CEO. Incontrare il team per decidere i tipi di report e la frequenza è un'azione successiva, ma deve essere guidata dalle informazioni del piano di comunicazione aggiornato. Inviare un riepilogo esecutivo settimanale è una soluzione potenziale, ma non affronta la causa principale del problema senza una revisione del piano. Rivedere il piano di coinvolgimento degli stakeholder è importante, ma il problema specifico riguarda le comunicazioni, che sono gestite dal piano di gestione delle comunicazioni.