Il team di progetto sta creando una soluzione per gestire gli aiuti in caso di crisi a livello nazionale. Trascorrono la maggior parte del tempo in riunioni con gli utenti finali, il che sta rallentando i progressi. Come dovrebbe il project manager mantenere la distribuzione nei tempi previsti ottenendo l'approvazione degli stakeholder?

L'opzione corretta è "Mettere tutti i requisiti, le priorità e i progressi su una bacheca visibile, condividerla con tutte le entità e diminuire il numero di riunioni" perché promuove la trasparenza e l'efficienza. Una bacheca visibile (come una Kanban board o uno strumento digitale) consente a tutti gli stakeholder di accedere alle informazioni in qualsiasi momento, riducendo la necessità di riunioni frequenti e dispendiose in termini di tempo, mantenendo al contempo il coinvolgimento e l'approvazione. Le altre opzioni sono meno efficaci: "Comunicare agli stakeholder che ci sarà una riunione giornaliera a un orario prestabilito e chiedere loro di fornire feedback durante tale riunione" aumenterebbe il numero di riunioni, aggravando il problema. "Smettere di partecipare alle riunioni, iniziare lo sviluppo con le informazioni raccolte finora e fissare una data per la prima consegna" rischia di portare a un prodotto che non soddisfa le esigenze degli stakeholder, poiché il feedback continuo verrebbe interrotto. "Chiedere allo sponsor del progetto di partecipare alle riunioni per conto del team mentre il team si concentra sullo sviluppo" delega il problema senza risolverlo, e lo sponsor potrebbe non essere in grado di rappresentare adeguatamente le esigenze del team o degli utenti finali.