L'ufficio di un'azienda IT ha chiuso improvvisamente a causa di una nuova restrizione governativa e tutti i dipendenti hanno iniziato a lavorare da remoto. Il team di progetto A ha una consegna critica da effettuare entro due settimane. Il project manager ha immediatamente inviato un'e-mail al cliente comunicando che la consegna sarebbe stata ritardata e il cliente ha segnalato la questione alla direzione. Cosa avrebbe dovuto fare diversamente il project manager?

Il project manager avrebbe dovuto prima valutare la situazione con gli stakeholder del progetto (ad esempio, il team, i dirigenti, i fornitori) per comprendere l'impatto reale sulla consegna e identificare potenziali soluzioni o mitigazioni. Solo dopo questa valutazione, avrebbe dovuto comunicare al cliente un piano chiaro, che potrebbe includere una nuova data di consegna o alternative, dimostrando proattività e controllo. Le altre opzioni sono meno efficaci: Informare la direzione in via confidenziale e poi il cliente: La direzione dovrebbe essere informata, ma la priorità è valutare l'impatto prima di comunicare al cliente. Comunicare una nuova data di consegna senza valutazione: Questo sarebbe prematuro e potenzialmente inesatto, creando false aspettative. Chiamare il cliente invece di inviare un'e-mail: Il mezzo di comunicazione è secondario rispetto alla necessità di una valutazione approfondita prima di qualsiasi comunicazione ufficiale sul ritardo.