Un membro del comitato direttivo afferma che il rapporto settimanale è troppo lungo e dettagliato, impedendogli di identificare il messaggio principale e di agire. Cosa dovrebbe fare il project manager per evitare reclami simili?

La risposta corretta è "Verificare le informazioni necessarie per i membri del comitato direttivo". Il project manager deve comprendere le esigenze informative specifiche del comitato direttivo per adattare il rapporto. Un rapporto troppo lungo e dettagliato indica che non è ottimizzato per il suo pubblico. Inviare un rapporto giornaliero più breve non risolve il problema di fondo della pertinenza e della sintesi delle informazioni. Illustrare il rapporto in una presentazione aggiunge un passaggio e non garantisce che il rapporto originale sia più efficace. Presentare lo stato del progetto in una riunione settimanale è una buona pratica, ma non sostituisce la necessità di un rapporto scritto conciso e mirato che soddisfi le esigenze del comitato. La chiave è capire cosa devono sapere per prendere decisioni, non cosa è disponibile.