Un membro del team afferma di non essere sicuro di lavorare con l'ultima versione del documento dei requisiti (un'e-mail è stata inviata una settimana fa) e in precedenza ha dedicato più di 20 ore a un file successivamente aggiornato da un altro membro del team che non ha inviato le revisioni. Cosa dovrebbe fare il project manager per evitare che ciò accada?

Il problema principale è la mancanza di un controllo di versione e di un repository centrale per i documenti. Un sistema informativo di gestione del progetto (PMIS) fornisce un archivio centralizzato e strumenti per il controllo di versione, assicurando che tutti i membri del team accedano sempre all'ultima versione dei documenti, eliminando la confusione e il lavoro sprecato. La co-locazione non risolve il problema del controllo di versione digitale. La revisione del piano di gestione delle comunicazioni è importante ma non risolve la causa radice del problema tecnico. Proibire l'email non è pratico e non risolve il problema del controllo di versione.