Un nuovo project manager sta creando una strategia per i social media con scadenze ravvicinate e il piano di gestione delle comunicazioni con gli stakeholder per un'azienda di software ora completamente remota. Una procedura operativa standard (SOP) esistente descrive come dovrebbero avvenire le comunicazioni. Come dovrebbe procedere il project manager?

La risposta corretta è valutare la SOP per la sua rilevanza, aggiornarla se necessario e distribuirla agli stakeholder per commenti durante la pianificazione del progetto. Un project manager deve sempre considerare le risorse esistenti, come le SOP, ma anche assicurarsi che siano adatte al progetto attuale, specialmente in un nuovo contesto come un'azienda completamente remota. Coinvolgere gli stakeholder per i commenti durante la pianificazione garantisce che il piano di comunicazione sia efficace e accettato. Seguire la SOP e inoltrare le modifiche al comitato di controllo delle modifiche è prematuro; prima è necessaria una valutazione. Usare la SOP come base e aggiornarla durante il monitoraggio e controllo è troppo tardi; le modifiche dovrebbero essere fatte in fase di pianificazione. Ignorare la SOP è sbagliato; le SOP sono asset di processo organizzativi preziosi.