Un project manager comunica allo sponsor che, in base al piano di comunicazione, verrà inviata un'e-mail settimanale sullo stato di avanzamento. Lo sponsor afferma che l'e-mail è superflua perché richiederà aggiornamenti sullo stato quando necessario. Cosa dovrebbe fare il project manager successivamente?

Il project manager deve comprendere le esigenze specifiche dello sponsor per garantire una comunicazione efficace e non ridondante. Chiedere quali informazioni sono necessarie e concordare una frequenza permette di adattare il piano di comunicazione, soddisfacendo le aspettative dello sponsor e ottimizzando l'uso del tempo. Accettare la richiesta ma continuare a inviare l'e-mail settimanale ignora il feedback dello sponsor e può generare frustrazione. Rimuovere lo sponsor dalla lista senza prima comprendere le sue esigenze potrebbe portare a una mancanza di informazioni cruciali. Suggerire riunioni ad hoc non risolve il problema della comunicazione proattiva e potrebbe sovraccaricare lo sponsor con richieste di riunioni.