Un project manager di un'azienda IT avvia un progetto con membri del team distribuiti in cinque paesi e quattro fusi orari. Nelle prime riunioni con lo sponsor e gli stakeholder, i partecipanti arrivano in ritardo, hanno problemi di connessione internet e riscontrano barriere linguistiche. Cosa dovrebbe fare il project manager per migliorare la comunicazione del team?

La risposta corretta è "Impostare immediatamente un piano di gestione delle comunicazioni del team che l'azienda e i membri del team debbano seguire". Un piano di gestione delle comunicazioni è essenziale per definire come, quando e da chi verranno scambiate le informazioni, specialmente in un team distribuito con fusi orari e barriere linguistiche. Questo piano dovrebbe affrontare le sfide identificate, come la puntualità, la tecnologia e il linguaggio. Organizzare incontri di persona (opzione A) potrebbe essere utile ma non è sempre fattibile o sostenibile per un team globale e non risolve le problematiche quotidiane di comunicazione. Spiegare i vantaggi della sovrapposizione degli orari (opzione B) è un aspetto che dovrebbe essere incluso nel piano di comunicazione, non un'azione separata. Condividere un registro dei contatti (opzione D) è un elemento del piano di comunicazione, non il piano completo stesso.