Un project manager viene assegnato a metà di un progetto. I membri del team sono distribuiti in tutto il paese e raramente si incontrano di persona. Durante una revisione dello stato, uno stakeholder afferma di non essere a conoscenza dello stato di avanzamento del deliverable. Cosa dovrebbe fare per prima cosa il project manager?

Il project manager deve prima identificare la causa del problema. Il piano di gestione delle comunicazioni definisce come, quando e da chi le informazioni sul progetto saranno comunicate agli stakeholder. Se lo stakeholder non è a conoscenza dello stato di avanzamento, è probabile che ci sia una lacuna nel piano di comunicazione o nella sua esecuzione. Le altre opzioni sono azioni successive o meno appropriate come primo passo. Pianificare una riunione e includere le esigenze nel piano di gestione del progetto (opzione A) è un'azione, ma solo dopo aver compreso la causa. Chiedere al team di aggiungere i dettagli dello stakeholder (opzione C) è un'azione reattiva che non affronta la radice del problema. Rivedere e aggiornare il piano e il registro di gestione degli stakeholder (opzione D) è importante, ma il piano di comunicazione è il documento più direttamente correlato alla distribuzione delle informazioni sullo stato.