주요 이해관계자가 정기적으로 현황 회의에 참석할 수 없습니다. 프로젝트 관리자는 비공식적으로 정기적으로 업데이트를 제공해 왔지만, 프로젝트 관리자가 사임하고 후임 관리자에게 브리핑을 하지 않을 예정입니다. 프로젝트 관리자는 새로운 관리자가 이러한 업데이트를 계속하도록 어떻게 해야 할까요?

정답은 이해관계자 참여 계획에 이해관계자의 특정 커뮤니케이션 요구 사항을 업데이트하는 것입니다. 이해관계자 참여 계획은 각 이해관계자의 참여 수준과 필요한 커뮤니케이션 전략을 문서화하는 공식 문서입니다. 프로젝트 관리자가 교체될 때 새로운 관리자가 이 계획을 참조하여 해당 이해관계자에게 필요한 비공식 업데이트를 계속 제공할 수 있도록 보장합니다. 다른 옵션들은 다음과 같은 이유로 올바르지 않습니다. 프로젝트 팀이 이 이해관계자의 특정 요구 사항에 대한 지침을 갖도록 하는 것은 비공식적인 조치이며, 새로운 관리자가 팀에 합류할 때 이 정보가 효과적으로 전달될 것이라는 보장이 없습니다. 프로젝트 문서에 이해관계자에 대한 특정 지침이 포함되도록 하는 것은 너무 광범위하며, 특정 커뮤니케이션 요구 사항을 명확히 다루지 않을 수 있습니다. 커뮤니케이션 관리 계획에 이해관계자 참여에 대한 특정 정보를 업데이트하는 것은 커뮤니케이션 관리 계획이 주로 '무엇을, 언제, 누구에게, 어떻게' 전달할지를 다루는 반면, 이해관계자 참여 계획은 '어떻게 참여시킬지'에 중점을 두므로, 이 특정 상황에는 이해관계자 참여 계획이 더 적합합니다.